NỘI DUNG CUỘC HỌP BAN TỔ CHỨC VIETNAM STUDENT FESTIVAL LẦN THỨ 2

Ngày 3/8/2008, Ban Tổ chức Vietnam Student Festival lần thứ 2 đã nhóm họp (tại UQ) để bàn về công tác tổ chức, sau khi bàn bạc, đã thống nhất một số điểm sau:

1. Nội dung chương trình: Gồm 5 phầm
1.1. Văn nghệ: văn nghệ và biểu diễn thời trang.
1.2. Triển lãm: triển lãm ảnh, hiện vật, trình chiếu trên máy tính, câu hỏi tìm hiểu về Việt Nam và phân phát các brochure của các cơ quan, đơn vị ở Việt Nam.
1.3. Ẩm thực: ẩm thực 3 miền.
1.4. Chiếu phim: chiếu các phim về Việt Nam.
1.5. Trò chơi: hướng dẫn những người tham gia chơi trò chơi.

2. Thành viên và phân công thành viên Ban Tổ chức:
- Hoàng Sơn Trà - Griffith (son_tra_86@yahoo.com): Điều hành chung
- Phạm Anh Tuấn - UQ (famtuan@yahoo.com): Phụ trách thông tin
- Phạm Hoàng Duy - UQ (phamhduy@yahoo.com): Phụ trách nhân sự
- Nguyễn Thanh An - UQ (thanhfuv@yahoo.com) và Dương Thị Ngọc Vân - Griffith (vanthy3112@yaho.com): Phụ trách tài chính.
- Trương Thu Thủy - UQ (truong_thuy2710@yahoo.com): Phụ trách Nhóm Văn nghệ
- Phạm Hoàng Vân - UQ (hoangvan_81@yahoo.com) và Đỗ Vân Anh - Griffith (dva.pen@gmail.com): Phụ trách Nhóm Marketing
- Trần Lan Anh - UQ (lananh_siyb@yahoo.com): Phụ trách Nhóm Ẩm thực
- Đoàn Ngọc Phi Anh - Griffith (phianhdn@yahoo.com): Phụ trách Nhóm Thương mại
- Phạm Minh Tuấn - Griffith (loveweekend85@yahoo.com): Phụ trách Nhóm Triển lãm.
- Nguyễn Phương - Griffith (coolphuongnguyen@yahoo.com): Phụ trách Nhóm Trò chơi.
- Đỗ Hồng Liên - UQ (dthlienyh@yahoo.com) và Đỗ Trọng Quang - UQ (quangdotrong@yahoo.com): Phụ trách đối ngoại và Nhóm Lễ tân.
- Trần Võ Chiến Thắng - Griffith (chienthang2001@yahoo.com): Phụ trách Nhóm Vận động Tài trợ, phụ trách vận động tài trợ các cơ quan, đơn vị ở Việt Nam; Trần Phan Nguyên Khánh - Griffith (tpnkhanh1985@yahoo.com): Phụ trách vận động tài trợ, đóng góp ở Griffith; Trần Văn Điện - UQ (tvdien@yahoo.com): Phụ trách vận động tài trợ, đóng góp ở UQ; Phạm Phong - QUT (phongpham18@yahoo.com): Phụ trách vận động tài trợ, đóng góp ở QUT .
- Trần Xuân Trường - UQ (truongxuantran@yahoo.com): Phụ trách nhóm Hậu cầu, An ninh.
- Huỳnh Nguyên Vũ - Griffith (huynhnguyenvu@hotmail.com): Phụ trách Nhóm Chiếu phim.

* Các Nhóm trưởng chịu trách nhiệm:
- Tập hợp danh sách thành viên đã đăng ký tham gia vào nhóm.
- Kêu gọi các sinh viên Việt Nam chưa tham gia, đăng ký tham gia vào nhóm.
- Lập kế hoạch chi tiết cho Nhóm của mình, bao gồm: nội dung chi tiết, cụ thể số người cần thiết, trang thiết bị, vật dụng, trang phục… để triển khai công việc của Nhóm (đặc biệt là Nhóm Văn nghệ, Triển lãm, Ẩm thực, Chiếu phim, Trò chơi). Đồng thời dự kiến chi tiết kinh phí thực hiện.
- Gửi kế hoạch về cho anh Hoàng Sơn Trà trong ngày Chủ Nhật (10/8/2008), để tổng hợp. Anh Trà tổng hợp, gửi cho tất cả các thành viên trước ngày Thứ Ba (12/8/2008).

3. Tên gọi: Hiện nay, vẫn còn một số ý kiến khác nhau về tên gọi của Lễ hội:
- Vietnam Festival Day: Tên gọi này thể hiện được rõ ý nghĩa của lễ hội, thuận lợi trong việc marketing, thu hút mọi người đến tham dự và kêu gọi tài trợ. Tuy nhiên, tên gọi này sẽ làm những người tham gia, các nhà tài trợ mong đợi một sự hoành tráng. Nếu không thực hiện được sẽ làm mọi người thất vọng.
- Vietnam Student Festival: Tên gọi này thể hiện đúng là 1 lễ hội của sinh viên Việt Nam. Tuy nhiên, sẽ làm cho các nhà tài trợ, các sinh viên quốc tế ít quan tâm vì cho là lễ hội trong phạm vi các sinh viên Việt Nam mà thôi.
- Taste Vietnam hoặc Tasting Vietnam: Tạo sự thu hút cần thiết đến với mọi đối tượng. Tuy nhiên, những người tham gia hoặc các nhà tài trợ sẽ hơi khó trong việc xác định những nội dung của sự kiện.
* Kết luận: Đề nghị những thành viên Ban Tổ chức chọn 1 tên, và gửi về cho anh Hoàng Sơn Trà để tổng hợp.

4. Địa điểm: Anh Phi Anh, anh Trà, anh Khánh, anh Tuấn và chị Thủy kiểm tra thực địa 1 lần nữa để quyết định chọn địa điểm, có thư gửi trường Griffith để xin phép mượn địa điểm tổ chức.

5. Công tác vận động tài trợ, quyên góp:
Được xác định là công tác rất quan trọng, ảnh hưởng đến quy mô của lễ hội. Bên cạnh việc vận động tài trợ, cần phải tổ chức huy động các anh chị em sinh viên đang học tại các trường.
- Anh Trần Võ Chiến Thắng, cùng với anh Hoàng Sơn Trà, Đoàn Ngọc Phi Anh tiếp tục liên hệ với các đơn vị đã gửi thư mời tài trợ, đồng thời gửi tiếp đến các đơn vị khác để xin tài trợ.
- Anh Trần Phan Nguyên Khánh: Triển khai công tác vận động tài trợ, đóng góp ở các sinh viên đang học tại Griffith và QIBT.
- Anh Trần Văn Điện: Triển khai công tác vận động tài trợ, đóng góp ở các sinh viên đang học tại UQ.
- Phạm Phong: Triển khai công tác vận động tài trợ, đóng góp ở các sinh viên đang học tại QUT.
- Chị Dương Lê Phương (Griffith) liên hệ với Palm Garden Resort và Furama Resort để vận động tài trợ cho lễ hội.
- Anh Hoàng Sơn Trà (Griffith) liên hệ với Ủy ban Người Việt Nam ở nước ngoài để hỏi thủ tục lập dự án xin hỗ trợ kinh phí. Anh Đoàn Ngọc Phi Anh liên hệ với Đại sứ Quán hoặc Tổng Lãnh sự Quán Việt Nam tại Úc để đề nghị họ giúp về thủ tục tiếp nhận và thanh quyết toán.

6. Reference Certificate: Chị Trương Thu Thủy (UQ) và anh Đỗ Trọng Quang (UQ) liên hệ với UQ đề nghị trường UQ ký Reference Certificate cho các bạn tham gia phục vụ lễ hội.

Một số ý kiến thống nhất tại cuộc họp, đề nghị các thành viên triển khai thực hiện.